التحرير الاداري
Aperçu des sections
-
-
Forum
-
-
Prof Fakhreddine.mihoubi
fakhreddine.mihoubi@univ-biskra.dz
0770191926
-
-
مقياس التحرير الإداري (Administrative Writing Module) هو إحدى مساقات الدراسات الإدارية، والذي تهدف إلى تنمية مهارات الطلبة في الاتصال الفعال والكتابة الإدارية الصحيحة والمؤثرة. تعتبر هذه المادة أساسية لجميع الطلبة، حيث تمكنهم من التعامل مع التحديات المختلفة في العمل الإداري بكفاءة وفعالية.
بشكل عام، تساعد مادة التحرير الإداري في تحسين مهارات الاتصال والكتابة الإدارية لدى الطلبة والموظفين، وتزودهم بالمهارات اللازمة للتعامل مع التحديات المختلفة في العمل الإداري بكفاءة وفعالية. هو مقياس يستخدم لتقييم مهارات الاتصال الكتابي والتحرير الإداري لتأهيل الطلبة للتقدم للوظائف في القطاع العام والخاص، ويستخدم في العديد من الدول حول العالم.
محتوى المقياس:
يجد الطالب في هذا المقياس الإطار النظري والعملي لمادة الاتصال والتحرير الإداري وفق البرنامج المعتمد من قبل الندوة الوطنية البيداغوجية. حيث يتم تناول مدخل نظري حول التحرير الاداري ونماذجها المختلفة التي ستساعد على تكوين خلفية معرفية للطلبة من أجل تعلم التعامل مع مختلف عناصر التحرير الإداري مثل تحرير المراسلات الإداري بمختلف أنواعها وكذا كتابة وإعداد التقارير، المحاضر، عروض الحال.
ينتظم محتوى هذا المقياس في محورين أساسيين، الأول يهتم بمادة الاتصال والثاني يتخصص في التحرير الاداري وفق ما يلي:
المحور الأول:
مدخل نظري في التحرير الاداري- المحاضرة 1: مفهوم التحرير الاداري دراسة في التعريف. الاهمية والخصائص
- المحاضرة 2: صيغ التحرير الاداري دراسة في اهم الصيغ الادراية في التحرير وعناصر التحرير الاداري
- المحاضرة 3: مراحل التحرير الاداري المرحلة التحضرية والمرحلة التطبيقية
- المحاضرة 4: المحررات الادراية والمراسلة والوثائق الادارية التمييز بين الرسائل الادارية والمرفقية
المحور الثاني: نماذج تطبيقية على المحررات الادارية
- المحاضرة 5:نماذج تطبيقية على المحررات الادارية وثائق متعلقة بالتبليغ والاجتماعات جدول الارسال الاستدعاء الدعوة البرقية الرسمية
- المحاضرة 6: نماذج تطبيقية على المحررات الادارية وثائق متعلقة بالاعلام المذكرة المنشور التعليمة الاعلان
- المحاضرة 7:نماذج تطبيقية على المحررات الادارية وثائق متعلقة بسرد الوقائع والوصف والتحليل المحضر عرض حال التقرير
- على ان يتم تخصيص محاضرة على كل نموذج
- المتطلبات القبلية:
لتحقيق الأهداف التعليمية للمقياس يحتاج كل من يرغب في تعلم مبادئ الاتصال الإداري والتحكم في مهارات التحرير وتفريغ الأعمال الإدارية أن يكون ملما بالعديد من المعارف الأساسية مثل (اللغة والخبرة والدراية بأهمية الأعمال الإدارية) كما هناك حاجة لتوفر العديد من المكتسبات القبلية لدى طلبة المقياس التي سيوظفها في تعلم واستيعاب محتوى مقياس الاتصال والتحرير الإداري، ومن هذه المعارف والمكتسبات:
· المبادئ الإدارية: يتضمن تعلم مقياس الاتصال والتحرير الإداري التعرف على القيم والمبادئ الإدارية العامة خاصة فيما يتعلق بالهيكل التنظيمي وممارسة السلطة والمسؤولية، وفهم أسس الأخلاقيات المهنية والاجتماعية، وتطبيقها في الاتصال والتحرير الإداري، لذلك يبغي إن يكون الطالب قد درس العديد من المقاييس مثل تسيير المؤسسة، اقتصاد المؤسسة، التسويق، اتخاذ القرارات الإدارية، قانون الأعمال والمنهجية.
· مهارات الاتصال والتواصل: يعتبر التواصل الفعال والإدارة الجيدة للوقت والموارد والعمل الجماعي والقدرة على التفكير النقدي والابتكار مهارات أساسية في مقياس الاتصال والتحرير الإداري. وبالتالي، يمكن للطالب الذي يتمتع بمهارات اجتماعية جيدة أن يحظى ببعض الميزة في تعلم هذا المقياس.
· المعرفة العامة بالتكنولوجيا: يعتمد الاتصال الإداري بشكل متزايد على استخدام التكنولوجيا وتطبيقاتها، وبالتالي فمن المفترض أن يكون للطالب بعض المعرفة العامة بالتكنولوجيا مثل البرامج الآلية لل Office ، Word، Exelle، ...
-
-
-
Page
تشمل أهداف تدريس هذا المقياس:
- تعليم الطلبة كيفية التواصل الفعال والمؤثر في المواقف المختلفة.
- تعليم الطلبة شروط التحرير الإداري والعناصر الشكلية للمراسلات الإدارية.
- تعليم الطلبة كيفية كتابة الرسائل الإدارية بطريقة متقنة وفعالة، وكيفية استخدام اللغة الصحيحة والمناسبة في الكتابة.
- تنمية مهارات التحليل والتفكير النقدي لدى الطلبة، وتدريبهم على التفكير المنطقي وتنظيم المحتوى بشكل متسلسل ومنطقي.
- تعليم الطلبة كيفية توظيف مهارات الاتصال والتحرير في إدارة الوقت والموارد بشكل فعال، وكيفية التعامل مع المواقف المختلفة في العمل الإداري.
- توفير الأدوات والمهارات اللازمة للطلبة لإنشاء وإدارة العلاقات العامة والتسويق والاتصال الجماهيري بطريقة فعالة ومؤثرة.
-
-
-
Dossier
لعبت المراسلات دورا مهما في تسهيل حياة الناس قديما وحديثا، ولإن كان الأشخاص الطبيعيين (الأفراد) يستطيعون التواصل شفاهة، فإن الأشخاص الاعتبارية عموما والإدارة على وجه الخصوص صماء، لا تستطيع التعامل في مختلف نشاطاتها إلا من خلال الكتابة، سواء في علاقاتها مع الأفراد أو فيما بين فروعها أو مع غيرها من الأشخاص المعنوية.
وتقسم الكتابة إلى نوعين أساسيين، أما الأول منها فيطلق عليه تسمية الكتابة الإبداعية، على غرار الشعر والنثر، وله قواعده وجمالياته الخاصة، أما النوع الثاني، محل دراستنا فهو التحرير الإداري، ويطلق عليه تسمية الكتابة الإجرائية، والتي تتميز هي الأخرى بقواعدها وخصائصها من انتقاء للعبارات المفهومة والبسيطة والقانونية، وكذا تفردها بعنصر الاختصار واحترام السلم الوظيفي والتدرج الهرمي، فهي كتابة رسمية قد تكون عامة أو شخصية معبرة عن نشاط إداري ومقررة لمراكز قانونية على غرار منح الحقوق أو الحرمان منها.
فالأسلوب الإداري في الكتابة متميز عن الأسلوب الأدبي، من حيث التراكيب الترتيب الصيغ النتائج، والأهداف، كما أن الرسالة في الحياة المهنية تلبي حاجات التبليغ الأساسية، وهذا في شكل موضوعي وممنهج، دقيق ومعبر. لكل هذه الاعتبارات ومن أجل التحكم في كتابة الرسالة الإدارية، لابد من تكوين نظري متخصص في التحرير الإداري، يضاف إلى ذلك الخبرة المهنية التي تكسب الموظف وحتى المواطن معارف ، وذلك من خلال التعامل مع نماذج مختلفة ومتعددة من المحررات ونشير إلى أن تشعب مهام الإدارة وزيادة نشاطها يستلزم بالضرورة زيادة في المحررات الإدارية، غير أن هذا الأمر ترتب عليه مشكلة أساسية يطلق عليها"أزمة التوريق"، وما ارتبط بها من أعباء مالية مخصصة للطباعة ورسوم للمراسلات وأرشيف وموظفين، وهو ما دفع للبحث عن حلول لهذه الأزمة، حيث تم استغلال التكنولوجيا الحديثة والمعلوماتية في التوصل إلى سياسات لتوفير المال والوقت من خلال استحداث المحررات الإدارية الإلكترونية ولعل أبرز نموذج معبر عن هذا التوجه هو النموذج الياباني من خلال سياسة صفر ورق".
غير أن التعامل بالمحررات الإلكترونية لا يخلو كذلك من جملة من الإشكالات نشير إلى بعضها فيأتي على رأس هذه الإشكالات أن التحرير الإلكتروني يتطلب إضافة إلى ضرورة تمكن الموظف من تقنيات التحرير الإداري التقليدي، ضرورة تحكمه التقني في مجال المعلوماتية، إضافة إلى ضرورة حماية هذه المعلومات من القرصنة والاتلاف وغيرها من صور الاعتداء الالكتروني على المعلومات من خلال ما سبق نجد أن التحرير الإداري ضروري حتى في ظل الإدارة
الإلكترونية، فلا يمكن الاستغناء عنه، ذلك أن التغيير يتم فقط على مستوى نمط وقالب التعامل من إدارة ورقية إلى أخرى إلكترونية.
كما أن التزايد المستمر لنشاط الإدارة في حياتنا اليومية، يصاحبه زيادة معتبرة في المحررات، ذلك أن الإدارة تكتب ولا تتكلم، ومن ثم تظهر الحاجة الماسة لكيفية إنشاء هذه المحررات بشكل سليم وفعال، وهو ما توفره دراسة مقياس التحرير الإداري، ولعل المراجع المتوفرة بين أيدينا في هذا المجال تركز بشكل كبير علة الجوانب التطبيقية، بتقديم نماذج جاهزة الاستعمال، يمكن للموظفين محاكاتها من أجل إنشاء المحررات الإدارية المطلوبة، غير أننا نؤكد على أهمية الاطلاع على الجوانب النظرية قبل التطبيقية، حتى يتسنى لكل محرر إنشاء محرراته حتى في ظل عدم وجود نموذج جاهز يؤطر موضوع محرره، وهذا من خلال فهم ماهية المحرر وخصائصه ومراحل إنجازه، وغير ذلك من العناصر المتصلة بالتحرير الإداري، فهذا الأمر حسب تقديرنا المتواضع، ضروري بذات القدر مع المكتسبات التطبيقية.
-
Fichier
-
-
-
سوف نحاول في هذا المبحث التطرق إلى مختلف الصيغ المستعملة في التحرير الإداري، المطلب الأول، ثم ننتقل بعد ذلك عناصر المحرر الإداريالأساسية منها والتبعية ( المطلب الثاني).
المطلب الأول: صيغ التحرير الإداري
أسفرت المعاملات اليومية على جملة من الصيغ شبه الثابتة عند تحرير المراسلات الإدارية، يمكن إجمالها في العناصر التالية :
- صيغ التصدير (البدء).
- صيغ العناوين (اختصار الموضوع
- صيغ النداء.
- صيغ التمهيد (المقدمة).
- صيغ العرض (صلب الموضوع والمناقشة).
- صيغ الخاتمة.
- صيغ أخرى (الانتقال، التذكير السرد التوضيح الترتيب الاستعجال).
الفرع الأول : صيغ التصدير ( البدء )
وتسمى كذلك برأس الصفحة أو الرأسية وكذلك الدمعة، وقد جرى العرف على إدراج مجموعة من البيانات المتعلقة بالإدارة المصدرة للوثيقة، وكذا السلطة الإدارة الوصية وذكر الدولة (في وسط الصفحة)، وهذا إضفاء للطابع الرسمي على هذه المحررات الإدارية وتمييزا لها عن غيرها من المراسلات الخاصة. كما يكتب أسفل ذلك اسم الإدارة المرسلة، وعادة ما يكتب على يمين الورقة في المحررات بالعربية وعن يسارها في المحررات بالفرنسية، وتكتب الإدارات الوصية بشكل تراتبي من أعلى الهرم وصولا إلى الإدارة أو المصلحة المصدرة للوثيقة على نحو المثال التالي:
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
وزارة التعليم العالي والبحث العلمي
جامعة محمد خيضر بسكرة
كلية الحقوق والعلوم السياسية
مصلحة المستخدمين
وهذه المعلومات تفيدنا في معرفة مصدر الرسالة وعنوانه، ونلمس أهمية هذه المعلومات في تحديد لاختصاص الموضوعي لهذه الإدارة أو المصلحة، والجهة التي يمكن التظلم أمامها ولانيا ورئاسيا، كما تعلمنا مسبقا الاختصاص الاقليمي للجهة المصدرة للوثيقة. فمن وجهة نظر رمزية نجد أن تضمين الجهات السلمية الأعلى تجعل المحرر الإداري يحظى بقبول وتزيد قيمته بالنسبة للمخاطبين
به
يضاف إلى ذلك ذكر تاريخ صدور الوثيقة الذي يسبق عادة باسم المكان الصادرة فيه. كما قد نجد أن بعض المحررات تؤخر التاريخ ومكان الصدور إلى أسفل الوثيقة، وفي حالات أخرى يكتب مباشرة بعد عنوان المحرر، على غرار محاضر الجلسات أين يستهل به افتتاح المحضر على الشكل التالي:
محضر اجتماع ...
بتاريخ الثامن من شهر سبتمبر لسنة ألفين وتسعة عشر، انعقد اجتماع....
بمقر .... بحضور السادة...
ولذكر التاريخ في المحرر أهمية خاصة على مستويات متعددة، سواء على مستوى الإدارة أو القضاء، فيمكن التعويل عليه في معرفة الاختصاص الزمني للإدارة المصدرة للوثيقة أو تحتسب منه آجال التظلم أو التقادم أو أي أجل قانوني آخر، وهو الأمر الذي يستدعي تحديد التاريخ بدقة ووضوح. يضاف إلى ما سبق الرقم التسلسلي أو ما يعرف كذلك برقم القيد أو 3 الرقم المرجعي، ويتكون من رقم المحررة الذي يتبع برموز مختصرة للإدارة المرسلة إضافة إلى السنة، وكمثال عن ذلك في رسالة إدارية صادرة عن مخبر أثر الاجتهاد القضائي على حركة التشريع، رقمها التسلسلي هو 086 صادرة في سنة 2019، فإننا نكتب البيانات على الشكل التالي:
الرقم المرجعي 086 / م أ ا ق ح ت / 2019
وبطبيعة الحال فإن الرقم التسلسلي في الإدارات مرتبط بالبريد الصادر وهناك إمكانية إضافة الأحرف الأولى من اسم ولقب الموظف المرسل، وهذا حتى يتسنى التعرف على المرسل تحديدا في حال كان هناك ضرورة لذلك. وللرقم المرجعي أهمية عملية حيث يسهل عملية الرجوع للمحررة الإدارية سواء كانت بسيطة أو خاملة (مؤرشفة)، وهذا من أجل التأكد من وجودها وصدورها عن إدارة معينة. وكخلاصة لهذه الصيغة الأولى المتعلقة بالتصدير نورد هذا النموذج المبسط.
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
وزارة الداخلية الجماعات المحلية
ولاية بسكرة
دائرة : طولقة
بلدية طولقة
مصلحة المستخدمين
الرقم المرجعي: : 038 / م م ب ط / 2019
طولقة في 14 ماي 2019
الفرع الثاني : صيغ العناوين
وهي الصيغ المتعلقة بذكر الموضوع بشكل مختصر، ويكون الموضوع بمثابة العنوان الرئيسي للمحررة، وهو الملخص الموجز لها ، ذلك أنه يلخص مضمونها في عبارات وجيزة لا تتجاوز السطر أو السطرين، بحيث يفهم المخاطب بها مضمونها قبل أن يقرأ تفاصيلها، وهذا ما يعرف في لغة البحث العلمي بمبدأ الكفاية الذاتية للعنوان، ومن فوائد وضع عنوان للمحررة أنه يسهل عملية قيد الرسالة في جدول البريد الوارد والصادر، ويفر الكثير من الوقت عند البحث عن المحررة المتعلقة بهذا الموضوع، كما يسهل عملية تحديد الأولويات في القراءة، فمن المحررات نجد المستعجل وغيره واخترنا مجموعة من العناوين التوضيحية، المحررات مختلفة نبين فيها الصيغة السابقة:
الموضوع طلب إتلاف وثائق
محضر اجتماع تنسيقي لتنظيم دورة كروية
مقرر تنصيب في رتبة متصرف رئيسي
- محضر مداولات المجلس الشعبي لبلدية ...
- قرار تخصيص اعتمادات مالية
جدول إرسال
وغيرها من صيغ العناوين التي تختلف باختلاف طبيعة المحرر، التي يسعى فيها مصدر الوثيقة على كتابة العنوان بشكل بارز عادة ما يكون بخط مختلف أو خط غليظ في وسط الصفحة، ويكتب مباشرة بعد رأس الصفحة.
هي صيغ للخطاب الإداري، عندما توجه المحررة إلى شخص طبيعي أو معنوي، سواء تعلق الأمر برسائل داخلية أو بين الإدارات أو حتى تلك الموجهة للغير، ونستعمل عبارات مختلفة باختلاف وضعيات الارسال، فإذا كانت الرسالة موجهة لشخص طبيعي نكتب عبارة السيد (ة) / الآنسة: الاسم واللقب فنكتب مثلا
إلى السيدة المحترمة احلام مستغانمي
كما يمكن أن ندرج الدرجة العلمية إذا كان المخاطب ذا درجة علمية
رفيعة مثل الدكتور / المستشار / فنكتب
إلى السيد الفاضل: الأستاذ الدكتور محمد لمعيني
إذا كانت الرسالة موجهة إلى شخص طبيعي يتمتع بصفة وظيفية نكتب عبارة: السيد (ة) الصفة الإدارية دون ذكر الاسم واللقب، فنكتب مثلا إلى السيد المحترم والي ولاية بسكرة
وهناك من المخاطبين من يحتل مكانة إدارية سامية، فنستعمل صيغ نداء أخرى مثل .
معالي السيد الوزير.
- عناية السيد النائب.
- سعادة السفير.
المكرم قنصل الجمهورية.
وتستعمل هذه الصيغ عادة بعد ذكر اختصار الموضوع، فنكتب مثلا :
الموضوع: طلب فتح تحقيق
معالي وزير الداخلية والجماعات المحلية
وهناك طريقة أخرى مستعملة وشائعة وهي بيان صفة المرسل والمرسل
إليه قبل ذكر عنوان المحررة، فنكتب صفة المرسل منصبه النوعي) أو اسم المصلحة التي يديرها أو يشتغل بها هذا في الحالة التي لم تذكر فيها في رأس الصفحة، ثم نكتب صفة المرسل إليه، ونسبقها عادة بإحدى صيغ النداء (السيد 2 معالي المحترم...) ثم نكتب بيانات المرسل إليه على النحو الذي تم تفصيله سابقا، ومثال ذلك:
الرقم المرجعي........./2019
رئيس مصلحة.
إلى السيد المحترم رئيس دائرة..
الموضوع .....
الفرع الرابع : صيغ التمهيد (المقدمة)
المقصود بصيغ التمهيد هي المرجع المعتمد سواء كان مراسلة سابقة (سند إداري) او نص قانوني، ويمكن كذلك الاعتماد في صيغ التمهيد على مكالمة هاتفية أو خطاب شفوي أو زيارة عمل، ونلمس أهمية المرجع في إعطاء أهمية للموضوع محل ،المراسلة وكذا تسهيل عملية البحث عن تفاصيل القضية المعروضة توفيرا للوقت عند الإجابة على المراسلة من قبل المخاطبين بها، كما تساعد صيغ التمهيد في بعض الأحيان على التذكير بتفاصيل الموضوع محل المراسلة. بناء على ما تقدم نميز في صيغ تحرير المقدمة بين حالتين؛ الأولى عند كتابة رسالة إدارية لأول مرة، وهنا لا نحتاج في العادة إلى مرجع يشار إليه فنستهل كتابة الرسالة بالعبارات التالية :
يشرفني أن أضع بين أيديكم....
... أن أحيطكم علما .....
يسعدني أن أتقدم إلى سيادتكم...
يشرفني أن أوافيكم...
إنه من دواعي السرور أن أبلغكم.....
أما الحالة الثانية فهي التي نعتمد فيها على مرجع ما ، وهنا تكون الصيغ بحسب الحالة المرجعية، إما ردا على طلب أو تطبيقا لتعليمة أو قانون، حيث صيغ التمهيد تكون وفقا لما يلي:
- إذا كان الأمر متعلقا برد على طلب مثلا فإننا نكتب:
تبعا / ردا على طلبكم المتعلق بـ... رقم ... المؤرخ في... - إذا كان الأمر متعلقا بتنفيذ تعليمة، فإننا نكتب مثلا : تبعا لتعليمتكم رقم ... حول المؤرخة في... - إذا كان الأمر متعلقا بتطبيق قانون فإننا نكتب تطبيقا للقانون رقم المؤرخ في . المتعلق بـ...
أو نكتب:
المرجع القانون رقم المتعلق ب... المؤرخ في ....2 الفرع الخامس : صيغ العرض (صلب الموضوع والمناقشة) تختلف صيغ العرض باختلاف الموضوع باختلاف الموضوع محل المراسلة 3 لكن المتفق عليه في المحررات أنها ممنهجة بالشكل المعتاد بين تمهيد للموضوع، ثم مناقشة وخاتمة، هذه الأخيرة التي سوف نخصص لها مجالا مستقلا في النقطة الموالية فنجد أن المحرر الإداري ملزم بالتمهيد لرسالته ببيان موضوعها بشيء من التفصيل الذي لا يستوعبه العنوان، ثم ينتقل بعد ذلك إلى المناقشة التي تتسم بالتفصيل، دون أن ننسى بأنه من خصائص المراسلة الإدارية الإيجاز وهناك العديد من الصيغ والعبارات الشائعة الاستعمال منها تلك المتعلقة بالعرض أو الشرح أو المناقشة على غرار العبارات التالية:
يتعين في هذا الصدد.... بالنظر إلى .... يجب علينا الإشارة إلى جدير بالذكر .... إضافة إلى ما سبق.... وهناك صيغ أخرى متعلقة بالرد مثل من وجهة نظري.... حسب فهمنا المتواضع .... من ناحيتي.... ردا على تساؤلكم.... وقوفا على قراركم.... عطفا على تعليمتكم.... كما قد يستخدم المحرر صيغ التعداد التي تناسب موضوع تقديم الاحصائيات وترتيب الأفكار او المعطيات، فيستعمل مثلا: بداية. ..... انتهاء إلى.... كقاعدة عامة / كاستثناء... أولها، ثانيها.... بصفة أساسية... ..... بصفة ثانوية .... استنادا إلى.... وفقا لما يلي.....
الفرع السادس : صيغ الخاتمة
تستعمل الخاتمة في المحررات الإدارية لإعادة التأكيد على الطلب المنشود من المحرر، تكون في شكل التماس أو طلب أو أمر أو إبلاغ بحسب ما تقتضيه المراسلة، وهناك صيغ متعددة لاختتام المحررة نذكر منها :
- في انتظار ردكم بخصوص ... تقبلوا منا فائق التقدير
- في الأخير نلتمس من سيادتكم...
- إني أولي عناية فائقة لتنفيذ محتوى هذه....
- أرجو منكم موافاتنا .....
- في الختام…
- في الأخير...
- خلاصة لما سبق ذكره...
- بناء على ما سبق نجد أنه...
- يرجى اتخاذ التدابير المناسبة بخصوص...
- قدمت لكم هذا ... لاتخاذ ما ترونه مناسبا من إجراءات.....
كما يفضل أن تختم الرسالة الإدارية بعبارات الشكر والتقدير والاحترام وهي من صيغ المجاملة التي سبق التطرق إليها في الخصائص الشكلية للمراسلة الإدارية وهي صيغ تختلف باختلاف الجهة المرسل إليها، وكذا طبيعة المراسلة وتذكر من هذه الصيغ العبارات التالية :
- تقبلوا سيدي فائق التقدير والاحترام.
- دمتم ذخرا لنا وللوطن.
- دمتم في رعاية الله.
- تقبلوا منا أسمى آيات الامتنان.
كما يجب تذييل الرسائل الإدارية بتوقيع من المرسل مع بيان صفته والوظيفية واسمه ولقبه ويكون التوقيع بخط اليد، واذا كان الأمر متعلقابتفويض يجب الإشارة إلى ذلك بذكر عبارة عن (أو) بتفويض من... (ذكر اسم المفوض وصفته ". وللتوقيع آثار قانونية بالنسبة للموقع، فهو يتحمل تبعات هذا التوقيع كما أنه يضفي الصفة الرسمية والمصداقية على المحررة الصادرة عنه، وعادة ما يكون التوقيع مصحوبا بوضع ختم المصلحة أو الإدارة المعنية، وهذا للمزيد من المصداقية ومنعا للتزوير والوثيقة غير الموقعة كم هو معلوم تعتبر وثيقة مجهولة ولا تحمل أي قيمة قانونية ولا يمكن اتخاذ أي إجراء بصددها، ولا يعول عليها في الإثبات أو في انشاء المراكز القانونية غير أن هذا الأمر مع تطور وسائل الإجرام أصبح مطية للتزوير، حيث يسهل اليوم على المجرمين تقليد الأختام مما يورط شريحة أكبر من المتعاملين بالوثائق الإدارية، نظير الثقة والمصداقية التي يضفيها هذا الختم، الأمر الذي أدى إلى التعويل على طرق أخرى لضمان هذه المصداقية، فنجد أنه في الكثير من الدول المتطورة يتم الاعتماد على بيانات الرقم المرجعي التسلسلي)، مع تذييل الوثائق الإدارية ببيانات كافية للاتصال والتأكد من صحة الوثيقة، حيث يكتب في حاشية المراسلة عنوان المصلحة وبريدها الإلكتروني، ورقم الهاتف أو الفاكس كما أن الكثير من الإدارات في العالم تعمل اليوم على رقمنة وثائقها وتسعى إلى تطوير منظومتها المعلوماتية، وهذا من خلال رفع مستويات الأمن والحماية سواء ما تعلق بأمن المعلومات بشكل عام، أو حماية التوقيع 3 الإلكتروني بشكل خاص من خلال العديد من الوسائل نذكر منها :
وسائل متعلقة بالتعريف بالشخص المستخدم وموثوقية الاستخدام ومشروعيته (Identification and authentication). - وسائل متعلقة بالتحكم في الدخول والنفاذ للشبكة (Access control). وسائل تهدف إلى منع افشاء المعلومات لغير المخولين أو المصرح لهم بذلك .(Confidentility) - وسائل الحماية التكاملية وسلامة المحتوى (Data and message).
- وسائل متعلقة بمنع الإنكار (Non-repudiation).
- وسائل مراقبة الاستخدام وتتبع سجلات النفاذ والأداء ( Logging and
.' (monitoring
الفرع السابع : صيغ أخرى في التحرير الإداري
هناك بعض الصيغ المساعدة في التحرير الإداري، حيث تبسط الأسلوب، وتصنع نوعا من التناسق بين العبارات والأفكار، وتسهل الربط بين عناصر المحرر انطلاقا من مقدمته إلى خاتمته، نحاول استعراضها من خلال التطرق للصيغ التالية: صيغ الانتقال التذكير السرد الترتيب التوضيح، الاستعجال.
أولا - صيغ الانتقال :
المقصود بصيغ الانتقال هو العبارات المستعملة عند التحول من فكرة إلى أخرى، فالغرض من هذه الصيغ هو الحد من تقطع الأفكار، حيث يتمكن المحرر من فكرة إلى أخرى بسلاسة ودون تشتيت انتباه المخاطب بالمحرر، وقطع حبل أفكاره بالبحث عن الصلة بين فقرة أو فكرة وأخرى، ومن الأمثلة على هذه الصيغ
نذكر ما يلي:
...هذا من جهة، ومن جهة أخرى...
...هذا من ناحية ومن ناحية ثانية...
.... هذا الأخير الذي...
- بخلاف ما سبق ... على النقيض مما سبق...
- علاوة على ما تقدم... زيادة على ذلك... فضلا عن ذلك... في المقابل نجد... نظير ذلك نقف على...... ثانيا - صيغ التذكير : وهي صيغ يستعملها المحرر لتنبيه أو تذكير المخاطب بمحرره ببعض القوانين أو التعليمات أو الالتزامات او المواعيد أو غيرها وهذا بشكل لبق لا يحمل أي احراج للمخاطب، ولا أي علوية للمخاطب، ومن أمثلة هذه الصيغ نذكر ما يلي:
- لا يخفى عليكم . لا شك في اطلاعكم على المنشور....
- كما تعلمون أنه جاء في نص المادة...
- لا يخفى عليكم .... وفقا لما حملته تعليمتكم ......
ثالثا - صيغ السرد :
والدلالات الاصطلاحية للسرد هنا تختلف عن ماهية السرد في الأدب عموما، وانما المقصود هو طريقة الربط والانتقال بشكل أساسي بين العبارات والأفكار والفقرات، ولا حصر لهذه الصيغ، فقط نبين منها على سبيل المثال ما يلي:
- في بداية الأمر.... في نهاية الأمر...
- أولا .... ثانيا....
... من ناحية، ومن ناحية أخرى...
فضلا عن ذلك.... في النهاية .... وأخيرا.... وخلاصة القول... - بصفة رئيسية .... بصفة عامة .... بصفة ثانوية ....
- بما أن.... نظرا لـ.... اعتبارا ل.....
- بناء على.... استنادا إلى.... وفقا لـ.. في هذا الشأن.... ومن ثم .... تكريسا لـ..
رابعا - صيغ الترتيب :
قد يحتاج المحرر في بعض الأحيان إلى ترتيب الأفكار أو المعلومات التي يدونها في محرره، وقد يوظف في سبيل تبيان هذا الترتيب أرقاما أو حروفا أبجدية أو عبارات تشير إلى معنى الترتيب ومن المثلة التي تبين صيغ الترتيب نذكر ما يلي:
-3-2-1-
-- .. / ب - ... / ج - ...
- أولا - ... / ثانيا - ... / ثالثا -
- من جهة ... من جهة ثانية
- العنصر الأول... بناء على العنصر السابق... العنصر الأخير... - بصفة رئيسية ... بصفة ثانوية . بصفة عامة ... / بصفة خاصة ... ... - بداية ... نظرا لما تقدم... / وبالمقابل ... بالإضافة إلى .... وأخيرا...
خامسا - صيغ التوضيح:
المقصود بالتوضيح هو تبسيط فكرة ما أو تقديم وجهة نظر المحرر بخصوص جزئية من جزئيات محرره أو فهمه الخاص لمسألة معينة، وصيغ التوضيح متعددة نذكر منها :
... نشير في هذا الخصوص إلى... بخصوص هذا الموضوع أو الجزئية) / ...في هذا الشأن... في الواقع ... / ... وبالطبع ... / ... فعلا ... / مبدئيا ... / ... لاسيما ... على كل حال... | بصفة عامة أو خاصة)... / ... عندئذ... حتى ذلك الوقت... / حسب رأي المتواضع ... / من جهتي... | فيما
يخصني... ومن ناحيتي......
سادسا - صيغ الاستعجال :
قد تتعلق المحررة الإدارية في بعض الأحيان بموضوع على قدر من الأهمية، ولا يتحمل الأمر التأخير أو التأجيل، ومن ثم يجب أن يستعمل المحرر صيغا تفيد الاستعجال نذكر منها :
في أقرب وقت ممكن... - في أقرب الآجال...في أحسن الأجال... دون تأخير... - أولي أولوية فائقة لتطبيق ... في أسرع وقت ممكن. على وجه الاستعجال...- مستعجل جدا...
المطلب الثاني : عناصر المحرر الإداري
بناء على ما تقدم من خصائص وصيغ للمحرر الإداري، وبالنظر إلى النماذج المختلفة للمحررات يمكننا أن نستشف أنه للمحرر مجموعة من العناصر الأساسية والتبعية التي ينبغي توافرها فيه سوف نحاول توضيحها في النقاط الموالية.
الفرع الأول: العناصر الأساسية في المحرر الإداري
المقصود بالعناصر الأساسية للمحرر هي تلك العناصر التي لا يكاد يخلو منها أي محرر إداري، وسوف نحاول تبسيطها من خلال النموذج الموالي :
الفرع الثاني : العناصر التبعية في التحرير الاداري
يضاف إلى ما سبق من عناصر نجد أن هناك من المراسلات التي تتصل بمرفقات لازمة للتوضيح أو لتبرير كما أن هناك محررات إدارية ذات وجهات متعددة إضافة إلى الوجهة الرئيسية، وهو ما سوف نحاول شرحه من خلال ما يلي:
أولا مرفقات المحرر الإداري المرفقات هي عبارة عن مستندات أو وثائق إدارية أو قضائية، أو فواتير أو جداول لإحصائية أو شهادات أو تقارير يرفقها المحرر بمراسلته تدعيما لما تضمنته هذه الأخيرة، أو تبريرا لما جاء فيها من أراء وأفكار، حيث يجب ذكر عدد هذه المرفقات وطبيعتها (تسميتها). ويوصي الخبراء بعدم تضمين المعلومات المهمة في الملاحق، كم يجب الإشارة إلى هذه المرفقات بشكل واضح في نص المحرر
الإداري.
وهناك خلاف عملي حول الموضع الذي يشار فيه إليها، فهناك من يذهب إلى تدونها أسفل الصفحة من ناحية اليمين، وهناك من يذهب إلى ضرورة الإشارة إليها تحت المرجع مباشرة أو عقب الموضوع، وفي حال استعمال عدد كبير من المرفقات التي لا يمكن تهميشها مع المحرر مباشرة، يمكن في هذه الحالة إرفاق
قائمة تسجل عليها كل الوثائق المرفقة إذا استلزم الأمر ذلك. وهذا وفقا للنموذج التالي :
ونشير في هذا الصدد إلى أن للمرفقات دورا مهما في توصيل الفكرة للمخاطبين بالمحرر الإداري، كما أنها تزيل كل لبس او غموض قد يعتري المراسلة، وتبرير كل الآراء أو الأفكار الواردة في المحرر، ولكن يجب التنبيه إلى أن المرفقات يجب أن تكون مستندات غير متوفرة في العادة لدى المخاطب بالمحرر على غرار القوانين والتعليمات والقرارات أو تلك التي أصدرها هو بنفسه، فيستحسن عدم إدراجها إلا إذا كانت الغاية هي التذكير فقط.
ثانيا - الوجهات المتعددة للمحرر الإداري: للمراسلة الإدارية وجهة أساسية تدون ضمن ما أوردناه تحت عنوان صفة المرسل إليه كم قد تكون لها وجهات أخرى يرى المحرر بأنه من الضروري اطلاعها على مضمون المراسلة مثل الرئيس أو الرؤساء السلميين لجهة المخاطبة أو الاعلان العام عن طريق الإعلام، وتسجل في هذه الحالة هذه الجهات أسفل الرسالة إلى اليمين مع مراعاة التسلسل الهرمي في ذكر هذه الجهات من الأعلى إلى الأدنى، وتكتب هذه العناصر التبعية في المرفق على النحو التالي:
ونشير في هذا الصدد إلى أن للمرفقات دورا مهما في توصيل الفكرة للمخاطبين بالمحرر الإداري، كما أنها تزيل كل لبس او غموض قد يعتري المراسلة، وتبرير كل الآراء أو الأفكار الواردة في المحرر، ولكن يجب التنبيه إلى أن المرفقات يجب أن تكون مستندات غير متوفرة في العادة لدى المخاطب بالمحرر على غرار القوانين والتعليمات والقرارات، أو تلك التي أصدرها هو بنفسه، فيستحسن عدم إدراجها إلا إذا كانت الغاية هي التذكير فقط.
ثانيا - الوجهات المتعددة للمحرر الإداري :
● للمراسلة الإدارية وجهة أساسية تدون ضمن ما أوردناه تحت عنوان صفة المرسل إليه كم قد تكون لها وجهات أخرى يرى المحرر بأنه من الضروري اطلاعها على مضمون المراسلة مثل الرئيس أو الرؤساء السلميين لجهة المخاطبة أو الاعلان العام عن طريق الإعلام، وتسجل في هذه الحالة هذه الجهات أسفل
● الرسالة إلى اليمين مع مراعاة التسلسل الهرمي في ذكر هذه الجهات من الأعلى
● إلى الأدنى، وتكتب هذه العناصر التبعية في المرفق على النحو التالي:
-
-
-
المبحث الرابع مراحل التحرير الإداري
هناك عدة تقسيمات للمراحل التي يمر بها التحرير الإداري، فهناك من يقسمها إلى ثلاثة مراحل قبل وأثناء وبعد الانتهاء من التحرير الإداري، وهناك من يقسمها إلى مرحلتين هما مرحلتي التحضير والتنفيذ، وهناك من يأخذ بتقسيمات أخرى، غير أننا اعتمدنا في هذه الدراسة على التقسيم الثنائي المراحل التحرير الإداري، حيث يمر المحرر بمرحلتين أساسيتين؛ الأولى تحضيرية (تمهيدية) والثانية تطبيقية (تنفيذية)، وفقا لما هو مفصل فيما يلي:
المطلب الأول : المرحلة التحضيرية في التحرير الإداري
يطغى على هذه المرحلة الجانب الذهني أكبر من الكتابة، حيث يسعى المحرر إلى تحصيل جملة من المعارف المتعلقة بموضوع محرره وطبيعته، وكذا 4 معرفة الشخص أو الأشخاص المخاطبين بمراسلته ثم ينتقل بعد ذلك إلى ترتيب هذه المعارف في قالب ممنهج، يكون بمثابة تصميم للخطوط العريضة في المحرر الإداري، بناء على ما تقدم سوف نتطرق إلى تفصيل المرحلة التحضيرية من خلال معرفة العناصر الأساسية في المحرر،ثم ننتقل إلى تصميم المحرر الإداري .
- الفرع الأول: معرفة العناصر الأساسية في المحرر
ينصب التركيز الذهني للمحرر على جمع المعلومات حول موضوع محرره وطبيعته، وكذا حول الجهة المعنية بالمخاطبة، وهو ما سنفصله في النقاط التالية :
أولا - معرفة موضوع المحرر لكل وثيقة هدف أساسي، ومضمون تحرص على تبليغه للشخص المخاطب بهذه الوثيقة، ومن ثم يجب أن يكون موضوع هذه الوثيقة واضح، وبارز بالشكل الذي لا يدع أي مجال للتأويل والتفسير، وهذا الأمر يستدعي أن تكون للمحرر دراية كافية بالموضوع، ويمكنه الرجوع في سبيل تحقيق ذلك إلى القوانين والمراجع المختلفة، وكما يمكنه التعويل على خبرته وخبرة زملائه للإحاطة بشكل كافي بموضوع مراسلته، وهذا ما يجعل من نظام الرسكلة المعتمد في الإدارات الحديثة، نظاما ذا أهمية بالغة في تحيين المعارف والاطلاع على كل ما كما يقع على المحرر عبء التأكد من صحة معلوماته التي سوف يوظفها في هو جديد في الأنظمة الإدارية.
محرره والمتصلة بموضوعه، كما يجب عليه انتقاء العبارات المناسبة، فلكل موضوع مصطلحاته، وسوف نبين هذه النقطة من خلال مثالين عمليين؛ فنجد أن الدعوة غير الاستدعاء، ومحضر الاجتماع غير محضر المعاينة أو محضر التفتيش أو عرض الحال، فالدعوة لحضور اجتماع ما غير ،الزامية ومن هنا نستعمل عبارات تفيد بالتشريف في الحضور، وترغب المخاطب، أما إذا كان الأمر متعلقا باستدعاء فهنا نستعمل عبارات تفيد الالزام وتبين وجهه أما المثال الثاني فإذا كان الأمر
متعلقا بمحضر اجتماع فالمحرر لا يكتب عبارات تبين وجهة نظره ورأيه، وإنما يستعمل عبارات تبين المشورة والترجيح أو التصويت، وإذا تعلق الأمر بمعاينة أو تفتيش فهنا يستعمل صيغ التوصيف، كما أن رأيه غير مطلوب في هذه الوضعيات على خلاف ما إذا تعلق الأمر بعرض حال، فيمكن هنا للمحرر أن يستعمل مصطلحات تدور بين النعت وإبداء وجهة النظر.
يجب على المحرر أن يفصل كذلك بين الأفكار الأساسية والثانوية، ويشير إلى الموضوع الأساسي بشكل بارز، ويخصص له حيزا أكبر في محرره، فيظهر ذلك من خلال العنوان والتقديم والطلبات الختامية والخلاصة أن المعرفة الجيدة للموضوع تفرز حسن اختيار المصطلحات والعبارات وتبرز الهدف من المحرر ومضامينه.
ثانيا - معرفة المخاطب بالمحرر:
إذا أراد المحرر الإداري أن يؤتى محرره أكله، فعليه أن يعرف الشخص أو الأشخاص المخاطبين بمحرره ولا نستطيع أن نجمل في هذا الموجز كل طبائع الأفراد، ذلك أنها تختلف من بينة إلى أخرى، ومن زمن إلى زمن بل ومن فرد لآخر، بل سنحاول أن نتحدث عن بعض المحددات العامة ونشير إلى أنه كلما توسع الإلمام بها سهل على المحرر اختيار لغة الخطاب، وكلما توغل المحرر في معرفة شخصية المخاطب بمحرره كلما سهل عليه اختيار أسلوب الخطاب الناجح المنتج والمحقق لأهدافه. وأول حقيقة يجب على المحرر أن يدركها هي وجود اختلاف بين المخاطبين بمحرره، وأن هذا الاختلاف يحتم عليه تعددا في أساليب المخاطبة، فعندما تخاطب المواطن البسيط فأنت تختار لغة بسيطة يسهل استيعابها، ذلك أن العموم من الناس ليست لديهم معارف قانونية وإدارية. أما إذا كان محررك موجها
لشخص موظف بإدارة، فيجب أن يتسم محررك بالاستدلال سواء بالقوانين أو القرارات أو المحاضر فيطغى على أسلوب كتابتك التقنيات القانونية والإدارية واجمال ما سبق أن المحرر عند الكتابة يفرق بين الجمهور العام والجمهور المستنير. وعلى العموم يرى الخبراء أن لغة المخاطبة في المحررات الإدارية يجب أن لا تكون شخصية ولا خلابة ولا روحية لكنها ببساطة لغة سليمة وصحيحة.
كما نشير إلى أنه يجب التمييز عند التحرير الإداري بين ما إذا كان المحرر يخاطب رئيسه أو مرؤوسا تابعا له أو موظفا آخر من نفس مستواه أو من غير إدارته، حيث سبق لنا عند التطرق إلى خاصية المجاملة في الخطاب إلى ضرورة استعمال العبارات التي تليق بكل مقام والمحرر الخبير بعمله يدور محرره وسطا بين التذلل والإذلال، فلا يصل إلى حد التذلل للغير، ولا يصل كذلك إلى حد التسلط عليهم.
ومن الفروق التي يجب أن يراعيها المحرر كذلك، نذكر الفرق بين ما إذا كان المخاطب فردا أو جماعة، فيسهل صياغة المحرر الموجه للفرد بالمقارنة مع المحرر الموجه للجماعة، هذا الأخير الذي يقترب في صياغة مع صياغة النص القانوني من حيث العمومية والتجريد فتصبح مهمة الموظف كمهمة الجهات التشريعية عند صياغة القاعدة القانونية، ومن ثم فإنه كلما كانت هناك فرصة الفردنة الوثائق كان الأمر أحسن وأسهل للموظف المحرر، ونعطي مثلا على ذلك من الواقع العملي، حيث أنه إذا كان هناك اخلال أو تسيب في الالتزام بمواقيت
العمل في مصلحة تديرها كان الأحسن توجيه تنبيهات فردية مع مراعاة سرية التنبيه (الاستفسار) ، ولا نلجأ إلى مخاطبة كل الموظفين (محرر جماعي) إلا إذا كان الإخلال متفشيا ومعلوما لدى العام والخاص، فهنا من الأحسن الاعتماد على مذكرة مصلحية كتنبيه عام موجه لكل الموظفين بضرورة التقيد بمواقيت العمل تحت طائلة المتابعة لكل مخالف يجب أن يراعي المحرر الشعور العام والخاص عند معرفته به، فحسن اختيار التوقيت الذي يخاطب فيه الغير، ومن ثم يجب أن يأخذ بعين الاعتبار الحالات الاستثنائية التي يمر بها المخاطبون مثل حالة الفوضى الوفاة، الصدمة النفسية الفرح، الحوادث، التوتر السياسي الأزمة الاقتصادية، عدم دفع المستحقات.... وغيرها من الوضعيات التي يمكن أن يكون عليها المخاطب أو الوضع العام، فهذه الوضعيات وغيرها تغيير لا محال من لغة الخطاب وأسلوبه وتوقيته.
كما أن هناك وضعيات وظروف لا تسمح بالانتظار، وهي الحالات الاستعجالية، التي يجب أن يسرع فيها المحرر في وتيرة العمل على محرره حتى يخرجه في الوقت المناسب، وهذا حتى يحقق المحرر أثره بعدم تفويت حالة الاستعجال.
ثالثا - معرفة طبيعة المحرر:
إذا عرفنا الهدف المنشود والشخص المخاطب بالمحرر الإداري، فإن هذا الأمر سوف يسهل علينا معرفة القالب الذي يجب أن يحرر فيه، فأول ما يجب أن يكتسبه الموظف هو التمييز بين أنواع المحررات الإدارية داخلية أو خارجية مصلحية أو مرفقية موجهة لمواطن أو الموظف، لرئيس أو مرؤوس، ذلك أن صياغة المحرر الإداري تختلف بحسب نوع الوثيقة، فصياغة القرار مثلا غير صياغة التقرير، والمذكرة الإعلامية غير المذكرة المصلحية، ومحضر الجلسة يختلف عن محضر المعاينة أو التفتيش كما أسلفنا فكل وثيقة لديها بياناتها وأدواتها وعناصرها، وكذا طريقتها الخاصة عند صياغتها، وطبيعة المحرر يتحكم فيه الهدف منه، ما إذا كان يتعلق بطلب أو إعلام أو تبليغ أو إقناع أو تذكير بالتزام أو توجيه تعليمات.
بناء على ما سبق نجد أن المحرّر يجب أن يكون على معرفة كافية بمختلف أنواع المحررات وأن يعرف الهدف من كل واحد منها حتى يتسنى له الاختيار الأنسب لخطابه، وما يصاحب ذلك من حسن اختيار المصطلحات والبيانات اللازمة فيه، فإذا كان الأمر متعلقا بنقل مجريات اجتماع فهنا المحرر - الذي يكون عادة هو المقرر في الجلسة يسهر على تحرير محضر اجتماع يدون فيه موضوعه جدول الأعمال)، والحاضرين فيه ومكان الاجتماع وزمانه والآراء المختلفة، ثم يذكر النتائج التي أسفر عنها هذا الاجتماع في شكل مقترحات أو توصيات أو حتى قرارات ملزمة.
الفرع الثاني : تصميم المحرر الإداري
إن التحرير الإداري يعتبر شكلا من أشكال البحوث العلمية المختصرة، فهو يحتاج إلى خطة عمل مضبوطة وممنهجة، كما هو الحال في التعليق على الأحكام وتحليل النصوص القانونية، فيجب على المحرر أن يرتب أفكاره بشكل منطقي متناسق ومترابط، فيبدأ محرره بصيغ التمهيد التي سبقت الإشارة إليها، ثم العرض والمناقشة فصيغ الخاتمة.
أولا - مقدمة المحرر الإداري ( التمهيد) :
تختلف مقدمات المحررات من محرر لآخر، بحسب طبيعة كل منها ومن ذلك نجد أن بعض المحررات مثلما هو الحال بالنسبة للمقررات تبدأ بشكل مفصل في عرض المرجع المقتضيات والتأشيرات المتشكل في بعض الأحيان من أسانيد متعددة، وإذا عرجنا على محاضر الجلسات فإنها تبتدأ بوصف معطيات الاجتماع من بيان لزمانه ومكانه والأعضاء الحاضرين وصفاتهم ثم عرض جدول الأعمال، وهناك من المحاضر كمحضر التفتيش ومحضر المعاينة من تبدأ بعرض مرجع التكليف ثم بيان سببه، ثم وصف انطلاق المعاينة أو التفتيش وبيان زمنها ومكانها والأشخاص المكلفين بها، بناء على ما سبق نجد أنه من المهم بالنسبة للموظف الاطلاع المستمر على محررات الغير أو على ما يجمع في كتب التحرير الإداري من نماذج حتى تكون له فكرة مسبقة عن مختلف المقدمات الممكن اعتمادها عند التحرير
ثانيا - العرض في المحرر الإداري (المناقشة)
بعد التمهيد للمحرر الإداري تأتي مرحلة عرض الأفكار ومناقشتها، فكما قلنا سابقا، لكل محرر هدف أو اهداف يسعى إلى تحقيقها ، ومن ثم يجب إبراز الأفكار بأسلوب مفهوم للمخاطب يتوافق ومستواه، ويتم عرض هذه الأفكار حسب أهميتها، ونجد أن هناك من ينتقل في الترتيب من الأهم إلى الأقل أهمية وهناك من ينتقل بشكل عكسي من المهم إلى الهم، بحسب الغاية التي يتوخاها الموظف في محرره.
كما سبق أن بينا أنه من الأحسن أن يكون المحرر يدور حول موضوع واحد غير أن هناك من المحررات من تقبل بطبيعتها مواضيع متعددة، وفي بعض الأحيان تكون هذه المواضيع غير مترابطة مثلما نجده في محاضر الاجتماعات والمداولات وهنا يفضل أن يلجأ المحرر إلى استعمال العناوين والعناوين الفرعية في محرره حتى يلفت الانتباه إلى كل جزئية ضرورية في عمله، بحيث تكون هذه العناوين بمثابة المحاور الأساسية، ثم يأتي التعليق والتبرير وتقديم الحجج والأسانيد، وكل ما يتعلق بمناقشة هذه العناصر الجوهرية، في شكل فقرات مترابطة على مستوى كل محور مستقل نشير هنا إلى أن بعض المحررات قد تحمل تقسيمات من نوع آخر، فيأتي صلبها في شكل مواد وبنود وهذا ما نجده في المقررات الإدارية والمذكرات المصلحية والتعليمات الإدارية.
ثالثا - خاتمة المحرر الإداري
يجب أن يعلن المحرر الإداري عن الهدف من محرره في الصيغ الختامية وتختلف هذه الأهداف بحسب طبيعة المحرر، فقد تكون في شكل اقتراحات أو توصيات ترفع إلى جهات وصية أو إبداء للرأي بخصوص مسألة استشارية، أو تعليمات للتنفيذ، أو طلبا ينتظر موافقة أو غير ذلك مما تهدف إليه المحررات الإدارية.
ويجب أن تكون الصيغ الختامية واضحة ومختصرة، وتعكس ما سبقها من مناقشات في العرض) غير منفصلة عنها، ويفضل أن تكون في شكل نقاط في نهاية المحرر، غير أن هناك بعض المحررات وخصوصا تلك التي تناقش العديد من المواضيع المتمايزة، التي تستدعي بطبيعتها وضع صيغ ختامية عند نهاية كل فكرة تمت مناقشتها، وهذا الأمر معمول به في محاضر الجلسات، أين يتم إبداء الرأي النهائي أو الاقتراح بعد مناقشة كل جزئية من جزئيات جدول الأعمال.
المطلب الثاني: المرحلة التطبيقية في التحرير الإداري
تتضمن هذه المرحلة ثلاث مستويات فقبل الوصول إلى مستوى التحرير النهائي، لابد من إعداد مسودة للمحرر ثم مراجعتها بعد ذلك، وهذا ما نبينه فيما يلي:
الفرع الأول: كتابة مسودة للمحرر الإداري
قبل الشروع في الكتابة لابد من تحضير كل وسائلها لتفادي تشويش الأفكار وانقطاعها بعد الشروع في التحرير، فإذا استدعى الأمر الاعتماد على مصادر أو مراجع معينة فيجب أن تكون في متناول يد المحرر .ويفضل عدم تحرير أي مراسلة أثناء الانفعال، سواء كان غضبا أو حزنا أو فرحة عارمة أو تعب أو ارهاق أو غير ذلك من منغصات التفكير السليم ويؤجل أمر التحرير إلى غاية حصول الهدوء النفسي الذي تتجلى فيه الأفكار والعواقب المترتبة عن كتابة المحرر ذلك أنه بعد ارسال المحرر قد لا يكون هناك مجال للتراجع أو الاستدراك وتصحيح الأخطاء.
بعد توفير هذه الأجواء ينطلق الموظف في تقييد كل البيانات المتصلة بالموضوع بصيغ متعددة، ثم يبدأ في ترتيب الأفكار، وحذف كل إطناب أو تكرار أو حشو، أو خروج عن الموضوع، ثم يعمد إلى تحسين المصطلحات، وضبطها على نحو يتفق مع مستوى المخاطب بالمراسلة أو المحررة، فيحرص الموظف في هذه النسخة الأولية على ضبط كل عناصر المحرر وبياناته، والتدقيق في كل عنصر على حدة، ومراجعة كل المباني اللفظية والتركيبية
الفرع الثاني: مراجعة مسودة المحرر الإداري
مما لا شك فيه أن المحررة الأولية يمكن أن تتضمن بعض الأخطاء التي وقع فيها المحرر دون انتباه، لذا يجب على كل محرر أن يعيد مراجعة وثيقته قبل عملية التحرير النهائي، وإعادة القراءة يكون بعد مضي فترة تسمح للعقل بالاستقرار والحكم بأكثر حيادية، وهنا ينصح ببعض التقنيات في التحرير الإداري، والتي تساهم بشكل كبير في تقليص الأخطاء، نذكر منها :
- استعمال أسلوب الفقرات أو العنصرة.
استعمال أسلوب بسيط مع جمل قصيرة.
الاستعمال الجيد لعلامات الضبط في اللغة النقاط الفواصل النقطتين علامات الاستفهام علامات التعجب، الفاضلة المنقوطة، العارضتين الشولتين، الجمل الاعتراضية).
- استعمال كلمات الربط سواء في بداية كل فقرة أو عند نهايتها. الإجابة على الأسئلة الفرعية التي يتصور أن يثيرها المخاطب بالمراسلة باستعمال عبارات لبقة من مثل: كما تعلمون، نحيطكم علما، كما جاء في التعليمة ... وغيرها.
- عدم استعمال أي عبارات انفعالية أو حماسية، أو أي تعابير للفوقية أو للتمرد وإجمالا لا نخرج عن أسلوب المجاملة كخاصية مهمة في المراسلة.
إعادة التذكير بالهدف الأساسي من المحررة في نهايتها . - يجب أن يضع الموظف في اعتباره أن الوثيقة تمثل الإدارة، وهي انعكاس لصورتها، وأن أي تقصير في تحريرها قد يجلب مسؤولية له ولإدارته.
- إذا كان هناك بد من عرض المحررة الأولية على من هو أكثر خبرة وتجربة في المجال، فلا يتحرج الموظف من ذلك، ففي الأخير تعبر هذه الوثيقة عن الإدارة التي أصدرتها كما أسلفنا من قبل، وهو ما يجعل من التعاون بين موظفي الإدارة الواحدة واجبا لا غنا عنه عند إصدار الوثائق الإدارية، فكما هو معلوم عند كل باحث أن الإنسان عند مراجعة عمله قد لا ينتبه إلى أخطائه، فهو قد يعتقد صحتها بسبب معرفة خاطئة متراكمة لديه، لأنه كذلك يقرأ ما كتب بعقله الباطن الذي رسمها محررة صحيحة.
الفرع الثالث: التحرير النهائي
يحرص المحرر في هذا المستوى الأخير على ضبط كل شكليات التحرير من بيانات رأسية إلى التوقيع، وترقيم الصفحات وخلو المراسلة من الأخطاء اللغوية، كما يجب الحرص على ترابط الفقرات ووضوح الأهداف، وعليه أن يتجنب كل تشطيب أو تحشير أو محو في المراسلة . وبالنظر لما توفره تكنولوجيا الإعلام الآلي من برامج تدقيق فهي تغنينا عن الكثير من الأخطاء بخلاف ما كان عليه الأمر زمن المراسلات اليدوية أو بالآلة الراقنة فيعمد المحرر إلى طباعة نسخة أولية ولا بأس من مراجعتها مرة أخيرة قبل ختمها وإرسالها إلى الجهة المعنية، حيث يجب أن يصاحب كل مراسلة جدول إرسال يثبت هذه العملية الأخيرة، وإن كان الأمر اليوم اختلف نوعا ما حيث أن معظم المراسلات إلكترونية، ووسيلة الإثبات تصبح كذلك الكترونية.
-
-
-
نماذج تطبيقية على المحررات الادارية وثائق التبليغ والاجتماعات
-
-